Als Content-Management-Systeme oder auch CMS lassen sich Software-Systeme bezeichnen, die zum Zweck einer inhaltlichen, redaktionellen und designbezogenen Webseitenverwaltung eingesetzt werden. Einfach gesagt handelt es sich also um Programme, die den Nutzer beim Betreiben seiner Website unterstützen und hierbei zu einer Vereinfachung einzelner Handlungsschritte beitragen sollen. Ob es nun um die Veränderung des Webseitendesigns geht, um den simplen Austausch von Bilder, oder das Einpflegen neuer Artikel und Beiträge, Content-Management-Systeme bieten Unterstützung in Bezug auf all diese Arbeitsschritte, reduzieren den damit verbundenen Aufwand und machen die Schritte überschaubar, sodass diese auch von Laien umgesetzt werden können. Machen CMS also die Zusammenarbeit mit einem Fachmann überflüssig? Mitnichten! Um diesem Missverständnis vorzubeugen, soll an dieser Stelle explizit darauf hingewiesen werden, dass auch Personen mit wenig IT-Kenntnissen (je nach CM-System) zwar schnell dazu befähigt werden können sich sicher innerhalb des Programms zu bewegen, es ist jedoch sinnvoll mindestens das Einrichten eines CMS einem Experten oder wenigstens einer Person mit erweiterten IT-Kenntnissen zu überlassen. Dies gilt vor allem dann, wenn bereits vorhandene Inhalte einer Webseite in ein CMS übertragen werden sollen. Ist das System erst einmal eingerichtet, so kann es anschließend gut von Personen mit weniger Spezialkenntnissen verwaltet und gepflegt werden.
Anders als bei individuell angelegten Webseiten, die nicht auf einem Content-Management-System basieren, bieten CMS-basierte Webseiten für den Betreiber vor allem einen entscheidenden Vorteil: Durch die vom System vorgegebene Trennung der Content- und Strukturebene, lassen sich die Strukturen einer Webseite sowie aller zugehöriger Unterseiten schnell und ohne großen Programmieraufwand verändern. Die inhaltliche Gestaltung der Webseite wird dabei nicht zwangsläufig beeinflusst. Im Umkehrschluss bedeutet dies auch, dass sich so Modifizierungen an den Webseiten-Inhalten auf einfachem Wege vornehmen lassen, ohne dabei die Notwendigkeit einer Anpassung der strukturellen Ebene vorauszusetzen.
Die Funktionsweise von CM-Systemen
Wie genau funktionieren aber nun Content-Management-Systeme und wie sind diese aufgebaut? Die CMS-Software selbst lässt sich als eine interaktive Website oder Web-App beschreiben. Sie ist grundsätzlich in zwei Bereiche untergliedert, das Front- und das Backend. Das Frontend ist der Bereich einer Applikation, den der Besucher sehen und mit dem er interagieren kann. Als Backend wird der unsichtbare Teil der Webseite bezeichnet, in dem die Inhalte verwaltet und die Konfiguration der Webseite ermöglicht wird. Der Zugriff auf das Backend setzt grundsätzlich eine Anmeldung voraus und sichert so die personenbezogene Einflussnahme auf Inhalte und Struktur einer Webseite. Mit Hilfe von Content-Management-Systemen lassen sich nun im Backend alle Website-Daten hinterlegen und verwalten. Medien können hier eingefügt, strukturiert und ihre jeweilige Aufbereitungsart festgelegt werden.
- Welche Inhalte gibt es?
- Wie sind die Inhalte miteinander verknüpft?
- Wie werden die Inhalte dem Besucher im Frontend ausgespielt?
CM-Systeme bieten zu diesem Zweck vorgefertigte Vorlagen und Funktion an. Vergleichbar ist dies mit einem Baukastensystem, aus dem sich der Nutzer die für ihn relevanten Elemente herausgreifen und für die Gestaltung seiner Webseite nutzen kann. So kann ein Websitebetreiber beispielsweise aus einem Pool an Designvorlagen (sogenannte Themes) seines CMS ein bestimmtes Design auswählen und dieses als Basis für die eigene Webseite definieren. Auch kann er bei Bedarf bestimmte Funktionen, wie zum Beispiel die Verknüpfung des CMS mit externen Systemen (bspw. Tools zur Traffic-Analyse), aus dem Baukasten aufgreifen und als Bestandteil für die eigene Seite festlegen. Wer nun aber fürchtet, dass CMS-basierte Webseiten aufgrund der vorgefertigten Designvorlagen sich gleichen wie ein Ei dem anderen und für Individualität kein Platz ist, dem soll hiermit seine Sorge genommen werden. Egal ob maßgeschneiderte Webseite oder CMS-basierte Website, Individualität lässt sich in beiden Fällen herstellen, denn auch die Designvorlagen der Content-Management-Systeme lassen sich bis zu einem bestimmten Grad an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Die Vorteile und Grenzen von Content-Management-Systemen
Aus der beschriebenen Funktionsweise von Content-Management-Systemen lassen sich bereits einige grundlegende Vorteile dieser Programme ableiten. Wer sich mit der Entscheidung zur Programmierung einer individuellen und maßgeschneiderten, oder aber einer CMS-basierten Webseite konfrontiert sieht, der sollte sich diese Vorteile sowie die Grenzen der Inhaltsverwaltungssysteme vergegenwärtigen. Nur so lässt sich eine adäquate Wahl treffen. Maßgeschneiderte Lösungen machen sicherlich vor allem an den Stellen Sinn, wo komplexe Funktionen für die Website gefordert sind und die Individualität der Seite im Fokus des Interesses stehen soll. Außerdem bieten maßgeschneiderte Lösungen oftmals den Vorteil, dass sie in der Regel „schlanker“ sind und somit eine weniger starke Serverauslastung mit sich bringen.
Dem gegenüber stehen die deutlich geringeren Webdesign- und Entwicklungskosten, die mit der Erstellung einer CMS-basierten Webseite einhergehen. Die Software der meisten CM-Systeme ist in der Regel kostenlos, lediglich bestimmte erweiternde Funktionen müssen je nach System käuflich erworben werden. Hinzu kommen ansonsten nur Personalkosten für die Erstellung und Verwaltung der Systeme. Doch auch diese Kosten lassen sich durch die Content-Management-Systeme oftmals gering halten, da die Verwaltung, Publikation und Präsentation von Inhalten dank der vereinfachten und intuitiv bedienbaren Systemstrukturen auch ohne große IT-Kenntnisse möglich sind.
Neben der einfachen Handhabe im Bereich der Seiten- und Medienverwaltung, den vorgefertigten Themes sowie den geringen Kosten, stellt auch die vereinfachte Realisierung des Workflow-Managements einen entscheidenden Vorteil von Content-Management-Systemen dar. Mit ihnen lässt sich die Bearbeitung der vorhandenen Inhalte in Gruppen und Teams gut umsetzen. Hilfreich ist hier vor allem die Funktion vieler CM-Systeme zur Festlegung von Rollen und Rechten. So kann für die Erstellung und Publikation neuer Beiträge auf einer Webseite beispielsweise festgelegt werden, welcher Benutzer die Berechtigung zur Erstellung neuer Beiträge erhält und welcher Benutzter diese veröffentlichen darf. In einer Redaktion könnten demzufolge allen Autoren autorisiert werden einen Artikel zu erstellen, lediglich der Chefredakteur kann diese jedoch publizieren, oder bei Bedarf (mit Kommentaren versehen) zur Bearbeitung an den Autor zurückgeben.
Ein weiterer Pluspunkt der CM-Systeme ist die automatisierte Erstellung von RSS-Feeds und E-Mail-Benachrichtigungssystemen. Während bei maßgeschneiderten Webseiten diese Funktionen jeweils individuell programmiert werden müssen, bieten die meisten Content-Management-Systeme bereits vorgefertigte Funktionserweiterungen an, die eben diese Anforderungen schnell und einfach umsetzbar machen.
Auch lassen sich mit Hilfe von Content-Management-Systemen automatisch Sitemaps und Meta Tags generieren. Diese sind insbesondere für die, durch Suchmaschinen bewertete, Relevanz einer Webseite wichtig. In Abhängigkeit von dem jeweils verwendeten CS-System ist es jedoch nicht immer möglich Einfluss auf die Festlegung der Metadaten zu nehmen. So gibt es beispielsweise CM-System in denen die Metadaten automatisch aus den Inhalten abgeleitet werden, ohne das der Nutzer Einfluss darauf nehmen kann, während andere Systeme eine Einflussnahme durch den User zulassen. Dies sollte bei der Wahl des Content-Management-Systems im Zusammenhang mit der geplanten Suchmaschinenoptimierung grundsätzlich mitbedacht werden.
Zuletzt sei an dieser Stelle noch die vereinfachte Möglichkeit zur Herstellung geeigneter Schnittstellen zwischen CM-Systemen und externen Services, wie beispielsweise Google Analytics oder verschiedenen CRM- und ERP-Systemen, als ein weiteres Argument für die Verwendung von Content-Management-Systemen aufzuführen. Damit wird deutlich, dass CM-Systeme nicht nur für sich alleine stehen und jegliche Funktionen abdecken müssen, sie lassen sich auch gut mit weiteren Tools verbinden und können somit das Gesamtpaket zur Verwaltung und Optimierung der eigenen Webseite abrunden.
Zum Schluss soll noch einmal explizit darauf hingewiesen werden, dass die benannten Vorteile der Content-Management-Systeme mit Sicherheit kein Alleinstellungsmerkmal in Bezug auf die Entwicklung und Gestaltung einer Webseite sind. Auch maßgeschneiderte Lösungen können die dargestellten Funktionen bereitstellen, jedoch ist die Bereitstellung dieser Funktionen mit einem deutlich höheren Aufwand, sowohl in finanzieller, als auch in zeitlicher Hinsicht, verbunden.
Anwendungsfelder von CM-Systemen
Egal ob klassische Webseiten, Webseiten für Social Communities oder reine Blog Webseiten, CM-Systeme lassen sich in vielen Bereichen und für verschiedenste Arten von Webseiten nutzen. Die Funktionsvielfalt der verschiedenen Verwaltungssysteme ist dabei schier gewaltig. Doch nicht jedes System verfügt über die gleichen Funktionen und nicht jedes Programm passt zu jeder Art von Website. Diesem Gedanken folgend, ist es bei der Wahl des passenden Content-Management-Systems unabdingbar sich mit den Zielen der eigenen Webseite auseinander zu setzen.
Generell lassen sich drei grundlegende Anwendungsfelder im Bereich der Content-Management-Systeme definieren.
Web Content Management: Für Webseiten mit dem Ziel der Verwaltung und Veröffentlichung von Content scheint vor allem Eines wichtig zu sein - die Verfügbarkeit von einfachen Wegen zum Erstellen und Strukturieren der Inhalte. Web-Content-Management-Systeme sind entsprechend aufgebaut und bieten ihren Nutzern nebst der Option auf die Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Publikation von Texten und multimedialer Inhalte auch die Möglichkeit zur Umsetzung eben dieser Schritte in Personengruppen. Die Verfügbarkeit von Funktionen zur Definition unterschiedlicher Benutzerrechte sowie verschiedene Freigabeebenen helfen hierbei. Weitere Standardanforderung wie das Bereitstellen einer Volltextsuche, Funktionen zur Simplifizierung der Newsverwaltung sowie Optionen zur mehrsprachigen Umsetzung einer Webseite sind in der Regel typische Bestandteile der Web-CMS.
Social Publishing: CM-Systeme, die vor allem der Umsetzung von Webseiten mit dem Schwerpunkt der sozialen Interaktion und dem social Publishing dienlich sein sollen, sollten klassischer Weise über einen weitreichenderen Funktionsumfang als die Web-Content-Management-Systeme verfügen. Sie müssen mehr können als einfach „nur“ bei der Bereitstellung und Verwaltung von Inhalten zu unterstützen. So liegt der Fokus im social Publishing vor allem auf dem Aufbau von Web-Communities, in denen die Nutzer sowohl eigenen Inhalte zur Verfügung stellen, als auch in Interaktion mit den anderen Usern treten können. Content-Management-Systeme mit diesem Anwendungsschwerpunkt verfügen über entsprechende Funktionselemente, die das Erstellen, Kommentieren, Bewerten oder Ergänzen von Inhalten möglich machen - oder lassen sich zumindest um diese erweitern, sodass sie zu einem starken Partner im Zusammenhang mit der Entwicklung und Bereitstellung von Online Communities werden.
Blog Publishing: Content-Management-Systeme aus dem Anwendungsgebiet des Blog Publishing zeichnen sich sowohl durch ihre Funktionen zur vereinfachten Inhaltsverwaltung, als auch durch ihre Möglichkeit des Schaffens von Interaktionswegen. Sie bilden somit das Mittel zwischen den Web-CM-Systemen und den Systemen für die Entwicklung einer webbasierten social Community. CM-Systeme für das Erstellen eines Blogs sind vor allem dann zweckdienlich, wenn sie über einfache Verfassungs-, Verwaltungs- und Publikationswege verfügen, die ggf. sogar partiell ohne das Backend des CMS beschritten werden können. Darüber hinaus sollten sie Raum für logische Verknüpfungen der Inhalte, Web 2.0-Funktionen, Kommentarfunktionen sowie strukturgebende Funktionen, wie beispielsweise die zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten, bieten.
Die Vergegenwärtigung der verschiedenen CMS-Anwendungsfelder im Zusammenhang mit den Zielen für die eigene Website sollte zu Beginn eines jeden Auswahlprozesses für das passendes Content-Management-System stehen. Denn nur wer sich darüber im Klaren ist, welche Funktionen er auf seiner Webseite verankern möchte, der kann letztendlich eine sinnvolle Wahl treffen und wird weniger häufig an die Grenzen seines CM-Systems stoßen.
Fazit
Content-Management-Systeme sind eine wahre Arbeitserleichterung in Bezug auf die Entwicklung und Pflege einer Website. Sie können Arbeitsschritte vereinfachen, sodass sie selbst für Personen mit wenig IT-Kenntnissen realistisch und gut umsetzbar sind.
CMS Software kann nicht nur bei der Einsparung von zeitlichen, sondern auch von finanziellen Ressourcen helfen. Es sollte jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass selbst die besten CMS nur dann eine wahre Unterstützung und Einsparungsmaßnahme darstellen, wenn sie nicht frei von der Expertise eines Fachmanns angelegt und angepasst wurden. Darüber hinaus sollte stets eine Klarheit über die Funktionsvielfalt und damit die hohe Individualität der einzelnen Systeme bestehen. Nicht jede CMS Software verfügt über alle Funktionen oder lässt sich beliebig erweitern. Bevor es also an die Wahl des CM-Systems geht, sollte grundsätzlich geklärt sein, welche Funktionen für die eigenen Webseite benötigt werden und welches System die passenden Möglichkeiten verspricht. Dies ist insbesondere deshalb bedeutsam, da der Umzug von einem Content-Management-System auf ein anderes nicht einfach umzusetzen ist. Aufgrund der gegeben Bedeutsamkeit dieser Entscheidung, wollen wir in unserem folgenden Artikel die deutschlandweit vier bekanntesten und beliebtesten Content-Management-Systeme mit ihren Funktionen und Schwerpunkten vorstellen und somit eine Entscheidungshilfe für all diejenigen Webseiten-Betreiber bereitstellen, die sich bislang noch mit der Entscheidung für das ein oder andere System schwertun.